Решение «Управление предприятием торговли одеждой » разработано на базе типового продукта компании ДИЦ «Турбо9 Бухгалтерия». В основу решения была положена возможность ведения многомерного и многоуровневый аналитического учета программной платформы «Турбо9» с использованием неограниченного количества аналитических параметров (справочников) ориентированных для решения основных задач управления и учета предприятий розничной и оптовой торговли одеждой. Данное решение может быть использовано для учета товара в разрезах цветов, размеров, состава ткани и др. атрибутов товара. Сфера применения данного программного продукта - автоматизация торговли одеждой (обувью). Функционал типового решения «Турбо 9 Бухгалтерия» расширяется за счет добавление и расширения операционных документов, справочников и отчетов необходимых для ведения оперативного и бухгалтерского учета учитывая всю специфику торговли одеждой. «Управление предприятием торговли одеждой» предоставляет всему персоналу предприятия - топ-менеджерам, руководителям подразделений и сотрудникам - необходимый инструмент для решения задач учета и планирования бизнеса.
Описание системы
В системе реализованы следующие возможности, расширяющие типовое решение:
Справочник «Товар»
Стандартный иерархический справочник «Товары», используемый в программе «Турбо9» расширен и доработан для хранения информации, необходимой для оперативного учета. Справочник построен по принципу создания отдельной группы для сезона продаж и отдельной подгруппы, входящей в состав сезона,для каждого бренда. В каждой группе бренда хранится список товаров. В карточке указывается произвольный размерный ряд в кодировки производителя (XS, S, M, L, XL, XXL, XXL и др.), закупочная и продажная цены. В справочнике присутствует возможность хранения цены в зависимости от цвета или состава ткани (возможны комбинации). Также с справочнике указываются произвольные количество цветов, в которых продается товар, состав ткани верха и состав подкладки. В справочнике храниться штрих-код поставщика. Информация полученная по штрих кодам поставщиков используется кладовщиками при пересчете товаров на складе с использованием терминал-сканеров . В справочнике имеется возможность указать тару в которой продается товар (в виде коробок, упаковок, сетов и т.д.) с последующим пересчетом стоимостных и количественных показателей к единице товара. Для этого в карточке указывается состав коробки: список артикулов с размерами и цветами. На основе указанной информации возможно распечатать этикетку изделия. При этом программа для каждого сочетания цвета и размера имеет возможность вывести на печать отдельную этикетку. Поддержка работы с фотографиями товара с хранением фотографий в базе данных системы.
Справочник «Сезоны»
Интерфейс справочника посредством настройки дает возможность пользователю создания для каждого сезона продаж карточки, которая хранит перечень брендов планируемых к продаже в данном сезоне. К каждому бренду имеется возможность определить рост-размерную сетку в принятой кодировки производителя, а также базовые скидки и наценки поставщика.
Заказ покупателя
В зависимости от специфики предприятия в заказе покупателя могут указываться документы по одному сезону или из нескольких сезонов одновременно. В первом случае в документе «Заказ покупателя» для каждого бренда отображается отдельная закладка. Для каждого размера выводится отдельная колонка.
Групповой подбор товара
Добавлены оригинальные матричные формы группового подбора товара, позволяющие пользователю быстро, удобно и наглядно подобрать номенклатуру в накладные в случае формирования ручном режиме в отличие от режима использования терминала сбора данных , в котором документ заказа формируется автоматически при синхронизации системой, с возможностью последующей дозагрузки в имеющийся в базе данных заказ дополнительных товарных позиций. В случае формирования заказа клиента на будущий сезон, удобно использовать режим «Группового подбора». В этом режиме для каждого товара показывается информация по размерам и цветам и продажным ценам. Настраиваемый интерфейс ввода.
Документ "Инвойс"
На основе информации поставщика об отправленной партии товаров в системе у пользователя есть возможность создать документ «Инвойс» ("Товары в пути"). В «Инвойсе» указывается список артикулов/коробок в партии поставке. Указанная информация используется кладовщиками при пересчете поступивших товаров на склад, как планируемый объем прихода товара каждой партии. Каждый «Инвойс» относится к партии поставки. На основании введенного «Инвойса» клиенту Вы можете сформировать счет на оплату партии товаров, находящуюся в пути.
Приходная накладная
Для оприходования товаров на склад производится создание приходной накладная. Приходная накладная создается сотрудником офиса на основании информации, полученной из «Инвойса». В случае расхождения планируемых данных из документа «Инвойс» программа отображает различия между данными по планируемому количеству товара и фактическому поступлению на склад. Сотрудник офиса имеет возможность автоматически сформировать сразу несколько приходных накладных. Для этого в карточке партии он отмечает список необработанных инвойсов и нажимает кнопку «Сформировать накладную».
Расходная накладная
Отгрузочная накладная формируется сотрудником офиса на основание документа «Заказ покупателя», с учетом процента оплаты и остатков на складе. Если по одному заказу осуществляется несколько отгрузок, то при формировании новой отгрузки программа отслеживает ранее отгруженные товары. На основе сформированной отгрузочной накладной кладовщик собирает товары и упаковывает по коробкам, после чего вносит количество собранных коробок в отгрузочную накладную.
В карточке клиента менеджер можно указать специфическую информацию по отгрузкам клиенту.
Информирование клиента
Информация по количеству коробок, дате отправления и транспортной компании отправляется менеджером клиенту письмом по электронной почте. Для этого разработан отчет «Информирование клиентов об отгрузке», с помощью которого менеджер может автоматически выполнить все вышеописанные действия. Если клиенту требуются этикетки на получаемые товары, то кладовщик может распечатать этикетку на каждый отгружаемый артикул. Для этого в отгрузочной накладной есть раздел «Печать наклеек», в котором кладовщику достаточно нажать кнопку «Печать».
Гарантийное письмо
В программе ведется учет работы с гарантийными письмами. Для этого используется документ «Гарантийное письмо», в котором указывается покупатель, сумма и период оплаты. Информация по гарантийным письмам выводится в отчетах по оплатам, чтобы отслеживать выполнения обязательств по гарантийным письмам.
Маршрутные листы
Система позволяет формировать маршрутные листы. В маршрутном листе указывается водитель и список транспортных компаний, в которые водитель должен доставить груз. Маршрутные листы формирует сотрудник подразделения логистики на основе отгрузочных накладных собранных на складе. В системе существует справочник водителей и справочник транспортных компаний. Для каждой транспортной компании в системе можно сохранить картинку с картой проезда. При необходимости схему проезда можно распечатать непосредственно из маршрутного листа и отдать водителю.
Учет брака
Для бракованной продукции отгруженной покупателями, а так же недостачи или излишков в системе создаются документы «Акт брака». В акте указывается артикул и причина возврата: брак, излишек, недостача. На основе указанной информации в системе автоматически формируются документы. Для брака создаются возвратные накладные, по недостаче корректируются отгрузочные накладные или формируется сторнировочная накладная на отгрузку. В случае излишка клиент может оставить его себе, тогда в системе формируется новая отгрузочная накладная или клиент возвращает излишек, в э том случае формируется возвратная накладная. В программе возможен учет на складе бракованных артикулов. Для этого настроен отчет «Остаток бракованных артикулов». При продаже на бракованные артикулы можно указать скидку.
Акты сверки с клиентами
Для сверки взаиморасчетов с клиентами в программе используются Акт сверок. В актах за указанный период отражаются движения товарно-материальных ресурсов с остатками на конец отчетного периода. В актах предусмотрена возможность делать одновременно сверку по нескольким контрагентам. Это удобно в случаях, если оплачивает товар один контрагент, а товары отгружаются другим контрагентам. Например, контрагент изменил юридическое название в течение отчетного периода или оплачивает центральный офис, а товар отгружается региональным представительствам. Сформированные акты можно отправить клиенту по электронной почте.
Первичные документы
На основании любого операционного документа можно сформировать пакет первичных/печатных форм документов. Список формируемых первичных документов настраивается под каждую операцию. В программе реализован механизм заполнения для более, чем 20 унифицированных первичных документов. При формировании первичных документов можно возможна группировка содержимое документа по цветам и размерам и др. атрибутам товара.
Учет договоров
В программе реализован учет договоров при работе с клиентами. Помимо договоров в системе учитываются и дополнительные соглашения по договорам. Для ввода информации по договору используется карточка Договор, в которой указывается вся необходимая информация, в том числе и тип договора. Типы договоров предназначены для хранения различных форм договоров в программе. Список типов договоров пользователь настраивает самостоятельно. Печать договора осуществляется из программы MS Word, в которую автоматически выгружается текст договора с заполненными реквизитами. Для каждого договора в системе хранится дата отправки договора клиенту, дата получения по e-mail или факсу копии подписанного договора и дату получения подписанного оригинала. В системе настроены отчеты, отражающие состояние договоров.
Эксклюзивные права торговли
Система позволяет отслеживать количество контрагентов, торгующих в одном городе. Данный учет необходим, если необходимо ограничить количество представителей в городе или обеспечить эксклюзивные права на продажу. В карточке каждого контрагента указывается город и регион продажи. Отчеты по продажам можно указать регион или город, для просмотра количества представителей.
Загрузка прайс-листа
Предприятиям, торгующим большим ассортиментом товаров будет полезна возможность автоматической загрузки информации по артикулам. Для этого в программе разработан специальный документ «Загрузка Прайс-листов». Пользователь копирует данные по артикулам в документ «Загрузка Прайс-листов» и нажимает кнопку «Загрузить», после чего в программе создаются новые записи в справочнике «Товары». Таким образом, пользователю не требуется вручную указывать информацию по каждому артикулу вручную, что существенно ускоряет процесс ввода новых данных. Для контроля правильности загрузки закупочных и продажных цен в программе разработан отчет «Цены артикулов», с помощью которого можно оперативно контролировать правильность информации в программе.
С помощью документа «Загрузка Прайс-листов» в карточке товара можно заполнить следующие поля:
1. Артикул.
2. Наименование.
3. Сезон.
4. Бренд.
5. Список размеров.
6. Список цветов.
7. Закупочные и продажные цены.
8. Состав изделия.
9. Штрих-коды.
Интерфейс программы
Настраиваемый интерфейс Турбо 9 , разработанный ввиде ирерархического дерева объектов, позволяет оперативно без навыков программирования перестраивать внешний вид и доступ к отчетам программы, бизнес процессам (документам), справочникам, процедурам (обработкам), назначать различного рода иконки. Также возможна перенастройка интерфейса в виде раскрывающегося верхнего меню или кнопочной панели.
Отчеты
Программная платформа Турбо 9 обладает встроенным генератором отчетов , с помощью которого можно самостоятельно настраивать отчеты по всем требуемым аналитическим параметрам, абсолютным и относительным стоимостным и количественным показателям. Настройка отчетов основывается на методах, не требующих знания программирования, достаточно знать основы программы, чтобы самостоятельно настраивать отчеты. В решении «Управление предприятием торговли одеждой» настроены более 30 отчетов, которые охватывают все области учета. Специализированные отчеты разбиты по типам процессов:
Отчеты по заказам
1. «Заказы покупателей».
2. «Заказы по брендам».
3. «Отчет по поставщикам».
4. «Общая информация по заказам».
Отчеты по оплатам
1. «Оплата по счетам» - выводит сумму счета и сумму и поступившей оплаты по счету. Дополнительно выводятся дата гарантийного письма и дата отгрузки.
2. «Журнал оплат» - список платежей за период. Используется менеджером для контроля поступлений платежей.
Отчеты по отгрузкам
1. «Статус отгрузки» - используется менеджером и логистом для контроля сроков сборки и отгрузки товаров покупателям.
2. «Маршрутный лист» - выводит список маршрутных листов с указанием количества коробок, транспортных компаний и т.д. Используется менеджером и логистом для информирования клиентов об отгрузке товаров.
Отчеты по остаткам
«Остатки товаров» - показывает остаток товаров и коробок в любом объекте предприятия.
Пользователи системы и их процессы
В системе реализованы функции для следующих подразделений предприятия торговли одеждой:
•Отдела продаж
•Отдела закупок
•Бухгалтерии
•Склада
•Отдела логистики
Отдел продаж
* Прием заказов от клиента в шоу-руме (на складе) с использованием терминалов сбора данных, по телефону, через Интернет
* Быстрое оформление документов на оплату в требуемой форме: сгруппированные по производителям, брендам, типам одежды, развернутые по размерной сетке, цветовой палитре и составу ткани с возможностью автоматической передачи их клиентам по e-mail или факсу
* Контроль за исполнением заказа клиента с помощью аналитических отчетов: задолженности клиентов, сроки отгрузки со склада, расхождения заказа и отгрузки
* Различные варианты автоматического резервирование и распределения товара
* Быстрый способ изменения цен товара с возможностью хранения истории изменения и срока действия цены.
* Получение различного вида прайс-листов самостоятельно с использованием генератора генератора отчетов Турбо 9
* Удобный программный интерфейс для оформления заказов от клиента
* Возможность организации индивидуальной работы с клиентами, контроль истории закупок, скидок
* Возможность подключения ККМ
Отдел закупок
* Автоматическая загрузка в программу закупочных цен на основании данных поставщиков с возможностью установления продажной наценки
* Оперативное формирование заказов поставщикам на основании заказов от клиентов и закупки под складские запасы с возможностью размещения заказов поставщикам по e-mail, факсу
* Возможность работы с импортными товарами: автоматизированная обработка инвойсов с учетом партий поступления товаров, учет ГТД и работа с таможней
* Учет сертификатов
* Контроль закупок, сверка складских запасов
Бухгалтерия
* Учет взаиморасчетов с поставщиками и покупателями посредством привязки банковских выписок (клиент-банк), приходных и расходных кассовых ордеров к заказам клиентов и поставщикам и автоматизированная их обработка
* Различные способы организации взаимодействия с системой оперативного учета (единая БД с Бухгалтерской подсистемой, пакетный обмен данными между подсистемами).
* Бухгалтерская и налоговая отчетность. Поддержка изменений в законодательстве компанией производителем Турбо 9 (ДИЦ).
* Формирование приходных и расходных накладных согласно российскому законодательству
* Учет заработной платы, основных средств и нематериальных активов
* Выгрузка в программы в формате сдачи электронной отчетност
* Перераспределение денежных средств между брендами и сезонами
* Учет бракованных товаров
* Ведения учета нескольких юридических лиц в единой базе данных, с возможностью получения консолидированной бухгалтерской и управленческой отчетностью
Отдел логистики
* Учет работы с транспортными компаниями
* Печать схемы проезда для водителей
* Возможность автоматического формирования маршрутных листов по собранным и оплаченным заказам от клиентов
Склад
* Учет поступления товара на склад с возможностью использования терминала сбора данных
* Оперативное получение информации для сбора заказов клиентов на основе заказов, оформленных менеджерами в шоу-руме (офисе)
* Печать этикеток со Штрих-Кодами для продажи
* Возможность учета бракованного товара: формирование скидок на брак, замена брака, возврат брака
* Учет пересортицы товаров
* Инвентаризация на складе (с использованием терминала сбора данных)
* Учет товаров по местам хранения
* Возможность организации учета адресного (ячеячного) склада для быстрого поиска товара